Podsetnik za dostavljanje arhivkse knjige 30.04

Economic Knjigovodstvena agencija
Prilozi
08:10 (pre 6 sati)
kome Economic, skrivena kopija: ja

Poštovani saradnici

podsećamo Vas da je rok za dostavljanje arhivske knjige zakonska obaveza i da dospeva do 30.04.2024.godine.

Ukoliko do sada niste dostavljali arhivsku knjigu u prilogu Vam ponavljamo mail kao uputstvo za dostavljanje iste.

*****************************


Zakon o arhivskoj građi donosi obavezu oređivanja i organizovanja svoje arhive od momenta njenog nastanka tj.od osnivanja pravnog lica. Zakon se primenjuje na čuvanje svih dokumenata (računi, otpremnice, prijemi robe, ugovori, obračuni zarada, poreske prijave, izveštaji, odluke i ostalo).

Šta je potrebno da uradite u svom preduzeću:

1. Donesite Opšti akt (Pravilnik) o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentacije – kao primer dokument u prilogu

2. Donesite Opšti akt (Pravilnik) o načinu evidentiranja zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata

3. Definišite Listu kategorija dokumentarne građe sa rokovima čuvanja – kao primer dokument u prilogu

4. Imenujete Odgovorno stručno lice – Arhivar za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala

5. Stupite u kontakt sa Nadležnim javnim arhivom da biste od njih dobili sve potrebne informacije (www.suarhiv.co.rs / Goran Stantić / Tel: 024/626-863; 064/465-4730)



Ukoliko ste registrovani kao PREDUZETNICI, UDRUŽENJA čiji su osnivači isključivo fizička lica, PREDSTAVNIŠTVA stranog privrednog društva ili ogranka za sada NISTE u obavezi da dostavljate Arhivu normativna akta ni arhivsku knjigu.



Osnovne kategorije (grupe) koje se nalaze u vašem preduzeću:



1. Opšta dokumentacija preduzeća

2. Dokumentacija osnivanja i odluke organa upravljanja

3. Opšti akti

4. Radni odnosi

5. Finansije i računovodstvo

6. Bezbednost i zdravlje na radu

7. Arhivsko poslovanje



Za rad na listi kategorija odredite zaposlene koji poznaju organizaciju poslovanja preduzeća u celini. Oni će lakše odrediti naziv dokumentarnog materijala, rokove trajanja i oceniti značaj dokumentacije. Uključite sva odeljenja.

Arhivar

Odgovorno lice za obavljanje stručnih arhivskih poslova naziva se arhivar. Preduzeće je dužno da odredi odgovorno lice, za zaštitu i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom.



Šta su zaduženja arhivara:

1. Prilikom prijema dokumentacije u arhivu pregleda preuzeto i proverava tačnost podataka u popisu dokumenata

2. Potpisuje zapisnik o preuzimanju dokumentacije zajedno sa zaposlenima koji mu predaju dokumentaciju

3. Vrši evidentiranje arhivske građe i dokumentarnog materijala u arhivskoj knjizi

4. Dostavlja nadležnom arhivu prepis arhivske knjige

5. Vrši postupak odabira i izdvajanja bezvrednog dokumentarnog materijala za uništavanje



Kako bi to delovalo u praksi kod većih privrednih subjekata:



Pripremite organizacionu šemu. Organizaciona šema pomaže u evidentiranju dokumenata po odeljenjima. Zna se da svako odeljenje ima svoje tipične dokumente zato je bitno da uključite zaposlene iz svih odeljenja.



· Direktor – Ugovori o poslovnoj saradnji, finansijski izveštaji, odluke, pravilnici, opšti akti i sl.

· Kadrovsko i radni odnosi – Ugovori o radu, prijave na osiguranje, rešenja o godišnjem odmoru, obračuni zarada, naknada, dokumentacija vezana za rane odnose i sl.

· Nabavka – Narudžbenice, kalkulacije, primljeni računi i sl.

· Prodaja – Narudžbine od kupaca, izdati računi, ugovori sa kupcima i sl.



Popis dokumenata potrebno je da sadrži:

· Naziv preduzeća

· Sadržaj

· Klasifikacionu oznaku

· Godinu nastanka



Na osnovu toga se može napraviti klasifikacija dokumenata



Arhivska knjiga predstavlja popis svih dokumenata koji su nastali u radu preduzeća ili koji se po bilo kom snovu nađu u prostorijama tog preduzeća. Usled efikasnosti rada, poštovanja hronološkog principa, kao i usled uvođenja elektronskog poslovanja, ako nedležni javni arhiv omogućava, Arhivska knjiga se može formirati i voditi u elektronskom obliku – sa neophodnim Propisanim rubrikama.



• Preduzeća su u obavezi da Arhivsku knjigu štampaju i čuvaju i u papirnoj formi.

• Elektronski obrazac Arhivske knjige omogućava lakše ažuriranje.

• Za arhivsku građu koja je nastala pre 2020 godine, mora se isto napraviti Arhivska knjiga po svakoj godini, ali se ne predaje u nadležni javni arhiv.



Primer arhivske knjige dostavljamo u prilogu



Kaznene odredbe za pravna lica



Zakonom su za nepoštovanje propisanih obaveza predviđene novčane kazne u iznosu od 50.000 do 2.000.000 dinara, odnosno od 5.000 do 150.000 dinara za odgovorno lice u pravnom subjektu.